Algemene kaders

Neem van tevoren voldoende tijd om het participatieproces te ontwerpen. Een goed participatieproces ontwerpen is cruciaal voor een goede werking van de online tool.

Het proces en de communicatie worden zodanig ingericht dat de uitkomst van de stemming achteraf niet ter discussie kan staan (bijvoorbeeld afspraken over minimale opkomst).

Doel

Wat wil je bereiken? Het is belangrijk om het doel scherp te hebben, voordat je bepaalt welke tools daarbij kunnen ondersteunen.

• Tool keuze is afhankelijk van doel

  • voordelen/nadelen van online/offline.

Burgers betrekken

Wat wil je van burgers weten? Waarom wil de gemeente samenwerken? Waarom zouden burgers hier aan mee willen werken? Wat zit er voor hen in? Maak duidelijk wat de invloed is die ze kunnen uitoefenen.

• De tijd/energie die bewoners besteden aan meedoen aan de tool, is geoorloofd

• Worden bewoners voldoende ‘beloond’ voor de energie die ze er in steken

• Bewoners worden in de goede rol geplaatst (die van gebruiker van hun eigen context, niet van technisch/beleids/planningsexpert).

Wie wil je erbij betrekken? Wie is de doelgroep en hoe kun je er voor zorgen dat je toegankelijk bent voor de hele doelgroep?

• Inclusiviteit

  • Zorg voor voldoende momenten waar mensen die het lastig vinden om met de websites om te gaan, hulp kunnen krijgen. Bijv. op een stadsloket of in een buurthuis.

  • Combineer online en offline om een optimale proces te begeleiden.

Proces

Waar in het proces valt de participatie activiteit? Iedere fase van het participatieproces vraagt om een ander soort samenwerking met bewoners, heeft een ander doel en gebruikt andere tools.

Zorg ervoor dat het proces helder is en helder wordt gecommuniceerd naar participanten.

Bijvoorbeeld, als het gaat om stemmen:

• Laat bewoners alleen kiezen/stemmen op plannen die haalbaar zijn, en waarvan de uitvoering al goedgekeurd is

  • De opties waar bewoners op kunnen stemmen zijn haalbaar en realiseerbaar (wat betreft kaders, beleid, regelgeving)

  • Opties verschillen van elkaar (er valt duidelijk iets te kiezen)

• Stemmen geeft de indruk dat het resultaat definitief is: wat gekozen is (door de meerderheid) wordt ook uitgevoerd. Zorg dat die ruimte er daadwerkelijk is.

Als het gaat om ideeën insturen of meningen verzamelen:

• Maak duidelijk waar de ideeën/resultaten voor worden gebruikt. Hoe worden ze afgewogen? Wie beslist wat wel of niet doorgaat/verder wordt uitgewerkt/wordt opgepakt?

• Geef aan of er kaders zijn waar ideeën/meningen aan moeten voldoen. (Bijvoorbeeld, mag maximaal 10.000 euro kosten, etc).

Spelregels

Wees vanaf het begin helder over de spelregels.

• Wie mag er mee doen/beslissen? Wat is belangrijker: dat er zoveel mogelijk mensen meedoen of dat een bepaalde, specifieke groep meedoet?

• Wat is geaccepteerd gedrag en wat niet? (bijvoorbeeld: je mag één stem uitdelen per persoon, grof taalgebruik in reacties wordt niet geaccepteerd)

• Wat is de periode waarin om betrokkenheid wordt gevraagd?

Transparantie

Transparantie van het proces gaat over de volgende onderdelen:

• Bepaal van te voren wat ga je doen met de uitkomsten en hoe krijgen bewoners dit krijgen teruggekoppeld

• Maak het proces van tevoren ook het proces duidelijk, zodat bewoners weten waar ze aan mee gaan doen

• Het proces en de communicatie worden zodanig ingericht dat het voor bewoners duidelijk is welke invloed de stemming heeft (stemmen bewoners voor een directe plaatsing of moet de uitkomst nog langs een bepaalde commissie).

• Mate van invloed

• Van tevoren op een rijtje hebben:

  • Welke besluiten zijn er al genomen?

  • Welke informatie is al gedeeld?

  • Waar ben je in het planproces?

  • Welke (bestuurlijke) besluiten liggen in het verschiet en wanneer?

Bestuurlijke goedkeuring

Leg in voorbereiding eventuele proces ontwerpkeuzes voor aan je bestuurder. Die is eindverantwoordelijke voor het proces. Twijfel je over bepaalde keuzes, bespreek dan de voor- en nadelen met je bestuurder, of leg scenario's aan hun voor.

Communicatie

Communicatie is een belangrijk onderdeel van digitale participatie. De website zelf moet natuurlijk duidelijk worden ingericht. Plaats belangrijke informatie over de achtergrond van het project en vervolgstappen op de site. Maak duidelijk hoe mensen meer informatie kunnen vinden of opvragen.

Vergeet niet de communicatie rondom het project: je moet mensen vertellen dat de website bestaat. Gebruik brieven, posters, flyers, ambassadeurs, social media, en andere middelen om aandacht te genereren voor het proces.

Authenticatie en verificatie

Kies een passende manier van authenticatie. Vind een passende balans tussen laagdrempelig en fraudegevoeligheid. Weeg hiermee af: waarde/impact van het besluit (iedereen mag stemmen vs. er is een specifieke doelgroep die mag meedoen). En of je helemaal zeker moet weten dat er geen fraude is gebeurd (met grote sommen geld bijv.)

	Drempel	Fraude gevoeligheid
Anoniem/iedereen	🟢 Laag	🟠 Hoog
Postcode		🟠 Hoog
Email adres		🟡 Gemiddeld
Sms verificatie	🟡 Gemiddeld	🟢 Laag
Unieke stemcodes	🟠 Hoog	🟢 Laag